Palvelua ja siihen liittyvää tutkimustoimintaa suunnitellessa, pitää huomioida tietosuojalaki, joka määrittelee varsin paljon sitä, mitä tietoa saa kerätä, miten tietoja pitää käsitellä, miten sitä voidaan yksilöidä ja mihin tietoihin ja niiden käyttöön tarvitaan henkilön lupa.
Kun palvelua luodaan, otetaan haltuun toimiva palvelu, muutetaan oleellisesti sen rakennetta tai aloitetaan palvelun vastuullisena tuottajana, päätoimittajana tai toimitusjohtajana, eräs ensimmäisiä mitä pitää huolehtia, on huolehtia tietosuojalain vaatima rekisterikuvaus.
Jos ollaan perustamassa aivan uutta palvelua, pitää alun alkaen miettiä hyvin tarkkaan miten rekisterikuvaus vastaa mahdollisimman hyvin lakia ja palvelun toiminnan tarpeita. Niiltä osin kuin vaaditaan henkilön lupa, tietojen keruuseen, tämä lupa olisi saatava rekisteröinnin yhteydessä.
Tästä syystä palvelun käyttöehtojen klikkaaminen olisi oltava oikeasti sillä sivulla, missä käyttöehdot ovat, ja riittävän selvästi esillä myöhemminkin.
Talentum.com sivuston rekisteröinti ehtojen 6 ja 7 pykälät ovat esimerkkinä käyttöehtojen varautumisesta tutkimuskäyttöön.
6. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ
6.1 Käyttäjän rekisteröityessä antamat henkilötiedot kerätään Talentum.com -nimiseen henkilörekisteriin (jäljempänä "Henkilörekisteri"). Henkilörekisteriin kerätään lisäksi seuraavat Palvelun käyttöä koskevat tiedot: käyttöaika ja -tiheys, istunnon pituus sekä haetut sivut.
6.2 Henkilörekisteriä käytetään yksin ja yhdessä muiden Talentum-konsernin henkilörekistereiden kanssa Talentumin ja Käyttäjän välisen asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon; Talentum-konsernin liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen; tilastolliseen ja markkinatutkimukseen; sekä Talentum-konsernin ja sen asiakkaiden mainontaan, markkinointiin ja suoramarkkinointiin. Henkilö-tietoja ei luovuteta Talentum-konsernin ulkopuolelle.
6.3 Henkilörekisteriin kerättyjä ja talletettuja henkilötietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin asiakassuhteen päättymisen jälkeen voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
6.4 Henkilötietoja voidaan käyttää postitse ja televiestimillä tapahtuvassa suoramarkkinoinnissa vain jos Käyttäjä on tähän suostunut. Käyttäjällä on oikeus tarkistaa ja muuttaa itseään koskevia tietoja Palvelun kautta. Lue lisää henkilötietojen käsittelystä Rekisteriselosteesta.
6.5 Palveluun rekisteröityessään Käyttäjät voivat hankkia virtuaalisen käyntikortin, joka sisältää yksilöiviä tietoja Käyttäjästä. Käyttäjä on oikeutettu hyödyntämään muiden Käyttäjien virtuaalisia käyntikortteja ainoastaan henkilökohtaiseen, ei-kaupalliseen tarkoitukseen eikä saa luovuttaa niitä kolmannelle. Mikäli Käyttäjä arkistoi muiden Käyttäjien virtuaalisten käyntikortteja, on hänen huolehdittava arkiston asianmukaisesta suojaamisesta. Käyttäjä suostuu virtuaalisen käyntikortin hankkiessaan siihen, että Palvelun muut Käyttäjät saavat vastaavasti käyttää hänen käyntikorttinsa tietoja edellä mainituin tavoin.
7. SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN
Talentumilla on oikeus yksipuolisesti muuttaa Sopimuksen ehtoja ilmoittamalla siitä Käyttäjälle kirjallisesti, sähköpostitse tai Palvelun välityksellä. Muutokset tulevat voimaan aikaisintaan kolmenkymmenen (30) päivän kuluttua ilmoituksen tekemisestä. Käyttäjä hyväksyy muutokset Palvelua käyttäessään. Saatuaan muutoksista tiedon Käyttäjä voi irtisanoa kirjallisesti, sähköpostitse tai Palvelun välityksellä koko Sopimuksen päättymään ennen muutoksen voimaantuloa.
Mikäli palvelun luonne muuttuu, on aina tarkistettava että se vastaa rekisterikuvausta.
Mikäli palvelun luonne, sen keräämä tietomateriaali ja palvelun rekisterikuvaus eivät vastaa toisiaan, se saattaa johtaa rangaistus- ja korvausvaatimuksiin.
Tästä syystä myös silloin kun ottaa vastaan palvelussa vastuullisen tehtävän, järkevästi toimiva henkilö perehtyy palvelun tietosuojan tilanteeseen. Jos ei pidä huolta siitä että asiat on kunnossa, saattaa havaita olevansa vastuussa sellaisesta mistä ei tiedä eikä ymmärrä mitään.
Tietosuojalaista parhaiten ja seikkaperäisimmin tietoa tietosuojavaltuutentun sivuilta
http://www.tietosuoja.fi
Erityisesti suosittelen tutustumaan sivuilta löytyviin oppaisiin
http://www.tietosuoja.fi/27212.htm
